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Le système d'information et son évolution
Le 6éme P : Les Processus et le SI
6. Processus (Process)
Le processus fait référence aux mécanismes et flux de travail qui délivrent le produit ou le service au client. Cela inclut la gestion des commandes, la livraison et le service après-vente.
Le système d'information et son évolution
Le système d'information
01/ L'information
1. Les caractéristiques de l’information
Une information est une donnée observée par un acteur, éventuellement sélectionnée pour participer à un processus de prise de décision. Elle peut prendre différentes formes : écrite, picturale, sonore…
Lorsqu’elle est écrite, elle peut être alphanumérique (suite de lettres et/ou de chiffres – par exemple, un code client : « BAS217 ») ou numérique (données chiffrées pouvant être exploitées dans des calculs – par exemple, le prix d’un produit : « 99 »).
2. La qualité de l’information
Une information a de la valeur si elle permet de réduire l’incertitude, d’améliorer la prise de décision et d’éviter de commettre des erreurs. Cette valeur est comparée au coût de l’information qui correspond à l’ensemble des sommes engagées pour sa recherche, son traitement, son stockage, voire sa destruction. Pour mesurer la qualité d’une information, on confronte sa valeur à son coût. Différents critères peuvent être retenus :
02/ La notion de système d'information
​​Un système est un ensemble d’éléments fonctionnant en interaction et ayant une finalité. Le SI est composé :
– de moyens humains : c’est l’ensemble des individus qui reçoivent, manipulent et émettent de l’information ;
– de moyens matériels et immatériels : c’est l’ensemble des outils et/ou machines permettant de recevoir, de manipuler et d’émettre de l’information. On parle de la dimension technologique du SI (attention : il ne faut pas confondre système d’information et système informatique) ;
– de procédures et de méthodes : il s’agit des règles suivies et appliquées.
03/ Les fonctions du SI
Un SI remplit quatre fonctions essentielles : ​​
Fiche 2. Les processus
02/ Les différents types de processus
On distingue 3 types de processus. Cette distinction est étroitement liée à l’activité de l’organisation étudiée. Ainsi, le processus de gestion des factures est un processus support dans une entreprise industrielle, alors que c’est un processus métier dans un cabinet d’expertise comptable puisqu’il s’agit d’une prestation de service réalisée pour un client.​​
Fiche 3. Schématiser un processus : le diagramme de flux
01/ Les notions de flux et de diagramme de flux
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1. Les flux
Un flux désigne un transfert entre deux acteurs du système d’information. Il peut s’agir d’un flux physique (produits livrés…), d’un flux monétaire (règlement d’une facture…), d’un flux d’information (signaler une rupture dans les stocks…).
2. Le diagramme de flux
Un diagramme de flux représente l’ensemble des flux d’information entre les acteurs d’un processus donné. Il distingue les acteurs internes et externes à l’entreprise. Les flux sont représentés le plus souvent dans un ordre chronologique ; ils peuvent être numérotés pour faciliter la lecture du diagramme. Un flux peut être conditionnel (s’il n’a lieu que lorsqu’une condition est remplie) ; dans ce cas, on peut noter la condition entre crochets.
02/ La construction d’un diagramme de flux
La mise en forme d’un diagramme de flux ne peut s’effectuer qu’après avoir collecté des informations précises sur le processus étudié :
1. Définir clairement l’activité étudiée et en fixer les limites (par exemple, l’enregistrement des factures et le suivi des règlements ne font pas forcément partie du même domaine d’étude).
2. Lister les acteurs internes et externes en lien avec le processus étudié.
3. Repérer les différents flux entre les acteurs puis les classer. Lors de cette étape, on peut présenter l’ensemble des flux dans un tableau de synthèse.
4. Tracer le diagramme de flux.
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03/ La représentation d’un diagramme de flux
La représentation est schématisée : les acteurs sont représentés par des cercles. Un cadre regroupe les acteurs internes. Les acteurs externes sont à l’extérieur du cadre.
Des flèches représentent les flux entre les acteurs. Le type de flux peut être noté sur les flèches ou dans un tableau de synthèse associé au diagramme.
Exemple : tableau de synthèse du processus de traitement d’une commande
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04/ L’interprétation d’un diagramme de flux et l’évolution du SI
​​Un diagramme de flux sert à expliquer le fonctionnement d’une activité mais aussi à repérer des dysfonctionnements : incohérences dans la circulation de l’information, redondances, risques d’erreur, lourdeurs… Il s’agit alors de proposer une évolution du SI qui permettra de corriger ces problèmes et d’améliorer la performance organisationnelle.
Exemple :
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Définition du système d’information
Le système d’information est un élément clé de toute organisation moderne. Il peut être défini comme un ensemble de composants interconnectés visant à collecter, stocker, traiter et diffuser l’information dans une organisation. Ses objectifs vont de la facilitation de la prise de décision à l’optimisation des processus internes, en passant par l’amélioration de la communication et de la collaboration. Le système d’information n’est pas identique au système informatique. Ce dernier correspond aux moyens informatiques utilisés pour traiter de l’information, comme un logiciel, un ordinateur ou un réseau.
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Système d’Information (SI) : qu’est-ce que c’est ?
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Le système d'information (SI) est un ensemble de composants, de technologies et d'acteurs interconnectés pour gérer les données et l'information dans une organisation. Son rôle est de collecter, stocker, traiter et diffuser l'information aux endroits où elle est nécessaire pour prendre des décisions éclairées. Découvrez comment fonctionne le système d'information, les bases d’un système d'information efficient, son architecture et ses composants. Commençons par définir précisément ce qu’est un système d’information.
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Principaux composants d’un SI
Le système d’information repose sur plusieurs composants clés, qui travaillent en tandem pour assurer son bon fonctionnement. Ces composants sont :
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le matériel informatique : ordinateurs, les serveurs, les périphériques, etc. ;
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les logiciels : les systèmes d’exploitation, les applications, les bases de données, les progiciels, etc. ;
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les données : informations stockées et traitées par le système d’information ;
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les réseaux qui permettent aux différents composants du système d’information de communiquer et de partager des données ;
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les ressources humaines : acteurs clés du système d’information, tels que les gestionnaires de systèmes d’information, les développeurs, les analystes et même les utilisateurs finaux.
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Les types de systèmes d'information
Il existe différents types de systèmes d’information adaptés aux besoins spécifiques d’une entreprise. La plupart des sociétés disposent de systèmes d’informations dédiés à chaque pôle, comme les ressources humaines, la comptabilité ou le pôle commercial. Les systèmes d’information peuvent se diviser en trois grandes catégories : la gestion, le support à la prise de décision et la stratégie.
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​​​​​​​​Les technologies et outils utilisés
Les technologies et les outils utilisés dans un système d’information peuvent varier en fonction des besoins de l’entreprise. Les outils les plus courants sont :
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Les bases de données relationnelles, pour stocker et gérer les données.
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Les progiciels de gestion intégrée, pour gérer les processus internes de l’entreprise.
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Les outils de business intelligence, pour fournir des informations et des analyses nécessaires à la prise de décision.
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Les services web, qui permettent aux différents composants du système d’information de communiquer entre eux via Internet.
Ces technologies servent la définition d’un système d’information et permettent de manier les composants clés d’un SI.
L'intégration des systèmes d'information
L’intégration des systèmes d’information consiste à connecter des systèmes différents afin qu’ils puissent fonctionner ensemble. Cela peut être utile pour les entreprises qui ont plusieurs systèmes d’information séparés. L’intégration permet de réduire la redondance des données, d’optimiser les processus internes, et d’améliorer la communication et la collaboration.​
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Système d’information en bref
En conclusion, le système d’information est un élément clé de toute entreprise moderne. Il permet de collecter, stocker, traiter et diffuser l’information au sein d’une organisation. Un système d’information peut prendre de nombreuses formes : il est conçu en fonction du besoin de chaque organisation. En mettant en place des politiques et des procédures efficaces, les entreprises peuvent maximiser l’avantage compétitif que le système d’information peut fournir.
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Les systèmes d'information de support à la décision
Les systèmes d’information de support à la décision fournissent des informations et des analyses pour aider les décideurs à prendre des décisions éclairées. Ils sont conçus pour collecter et analyser des données, puis les présenter sous forme de rapports, de graphiques ou de tableaux de bord. Les SI de support à la décision sont souvent utilisés dans les domaines de la finance, du marketing et de la Supply Chain.
Les systèmes d'information de gestion
Les systèmes d’information de gestion sont utilisés pour administrer les processus internes de l’entreprise, tels que la comptabilité, la gestion des ressources humaines ou encore la gestion des stocks. Ils sont conçus pour automatiser les tâches quotidiennes et répétitives, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes et plus créatives. Les SI de gestion sont souvent intégrés à d’autres systèmes d’information, tels que les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP), afin de permettre aux décideurs d’avoir une vue globale des activités de l’entreprise.
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ERP = Enterprise Resource Planning / Progiciel de Gestion Intégrée (PGI)
Les systèmes d'information stratégiques
Les systèmes d’information stratégiques sont utilisés pour aider l’entreprise à développer des stratégies à long terme en fournissant des informations sur les tendances du marché, les concurrents ou les habitudes des consommateurs. Ils sont conçus pour aider les dirigeants à prendre des décisions importantes en fournissant des informations fiables et précises et donnent une indication sur la direction que l’entreprise doit prendre afin d’atteindre ses objectifs. Les systèmes d’information stratégiques sont souvent utilisés par les cabinets de conseil stratégique.
